כמות עובדי הניקיון הנדרשת למשרד גדול אינה נקבעת רק לפי מספר המטרים הרבועים. כדי לבנות מערך ניקיון יעיל צריך להתחשב במספר העובדים במשרד, אופי הפעילות, שעות העבודה, כמות חדרי השירותים, המטבחים, חדרי הישיבות והאזורים המשותפים. תכנון נכון מאפשר לשמור על משרד נקי לאורך כל היום, בלי ליצור כוח אדם עודף או עומס שפוגע באיכות השירות.
כמה עובדי ניקיון צריך לפי גודל המשרד?
באופן כללי, עובד ניקיון אחד יכול לטפל בשטח של כמה מאות מטרים רבועים במהלך משמרת, אך מדובר בהערכה בלבד. משרד פתוח עם מעט חדרים ופעילות מתונה יהיה פשוט ומהיר יותר לניקוי ממשרד בגודל דומה הכולל עשרות חדרים, מטבחים, שירותים, עמדות עבודה עמוסות ואזורים שמקבלים קהל.
לכן, לא נכון לקבוע את מספר העובדים רק לפי נוסחה קבועה של עובד אחד לכל מספר מסוים של מטרים. משרד ששטחו 1,000 מ"ר עשוי להסתפק בשני עובדי ניקיון במשמרת ערב, בעוד שמשרד אחר באותו שטח יזדקק לשלושה או ארבעה עובדים ואף לעובד קבוע בשעות היום.
ההבדל נובע מהיקף הפעילות בפועל, רמת הניקיון המצופה והזמן שעומד לרשות צוות הניקיון.
אילו גורמים משפיעים על מספר עובדי הניקיון?
1. מספר העובדים והמבקרים במשרד
ככל שיותר אנשים משתמשים במשרד במהלך היום, כך נוצרים יותר אשפה, אבק, לכלוך במטבח ותחלופה גבוהה בחדרי השירותים. משרד שבו עובדים 300 אנשים דורש תחזוקה שוטפת שונה לחלוטין ממשרד באותו שטח שבו עובדים 80 אנשים בלבד.
גם כניסה של לקוחות, ספקים ומועמדים לעבודה מגדילה את העומס באזור הקבלה, בחדרי הישיבות ובמעברים.
2. מבנה המשרד
חלל פתוח עם שורות של עמדות עבודה מאפשר ניקוי מהיר יחסית. לעומת זאת, משרד המחולק לחדרים רבים מחייב כניסה לכל חדר, ניקוי שולחנות, פינוי פחים וטיפול במספר גדול יותר של דלתות, מחיצות ומשטחים.
משרדים המשתרעים על פני מספר קומות דורשים לעיתים חלוקה של העובדים לאזורים קבועים, כדי למנוע בזבוז זמן במעברים.
3. מספר חדרי השירותים
חדרי שירותים הם אחד הגורמים המשמעותיים ביותר בחישוב כוח האדם. הם דורשים ניקוי יסודי, חיטוי, מילוי נייר ומוצרי היגיינה ובקרה מספר פעמים ביום.
במשרד גדול לא ניתן בדרך כלל להסתפק בניקוי השירותים פעם אחת בערב. כאשר מאות עובדים משתמשים בהם, יש צורך בעובד ניקיון שנמצא במקום גם במהלך שעות הפעילות.
4. מטבחים ופינות אוכל
מטבחים משרדיים מתלכלכים במהירות, במיוחד בשעות הבוקר והצהריים. יש צורך לנקות משטחי עבודה, כיורים, שולחנות, רצפות, מכשירי חשמל ופחים.
במשרדים שבהם קיימים חדר אוכל גדול, קפטריה או מספר מטבחים בכל קומה, יש לקחת בחשבון זמן עבודה נוסף ולעיתים להקצות עובד ייעודי לאזורים אלה.
5. רמת הניקיון הנדרשת
יש הבדל בין ניקיון בסיסי בסיום היום לבין תחזוקת ניקיון ברמה גבוהה לאורך כל שעות הפעילות. חברות שמארחות לקוחות, משרדי הנהלה, חברות הייטק וארגונים בינלאומיים מצפים בדרך כלל שהקבלה, המטבח, השירותים וחדרי הישיבות יישארו מסודרים גם באמצע היום.
במקרים כאלה, השירות כולל לא רק צוות ערב אלא גם עובד או מספר עובדים במשמרת יום.
6. משך משמרת הניקיון
אותה כמות עבודה יכולה להתבצע על ידי מספר שונה של עובדים, בהתאם לזמן שהוקצה למשימה. לדוגמה, שתי עובדות במשך ארבע שעות מספקות שמונה שעות עבודה מצטברות, בדומה לעובדת אחת במשמרת מלאה.
עם זאת, לא תמיד ניתן להחליף צוות גדול במשמרת ארוכה. כאשר צריך לנקות משרד שלם בתוך חלון זמן קצר לאחר שהעובדים עוזבים, יש צורך במספר עובדים שפועלים במקביל.
ההבדל בין ניקיון משרד קטן למשרד גדול
בשירותי ניקיון משרדים קטנים, לעיתים עובד אחד שמגיע למספר שעות יכול להשלים את כל המשימות באופן מסודר. במשרד גדול, לעומת זאת, קיים צורך בחלוקת עבודה, תיאום בין העובדים, פיקוח ובקרה על אזורים שונים.
שירותי ניקיון משרדים גדולים מחייבים בדרך כלל תוכנית עבודה מסודרת הכוללת משימות יומיות, שבועיות וחודשיות. ללא חלוקה ברורה, עלולים להיווצר אזורים שמנוקים לעיתים קרובות לצד אזורים שנשכחים לאורך זמן.
למה חשוב למנות אחראי צוות?
כאשר במשרד עובדים מספר עובדי ניקיון, מומלץ שאחד מהם ישמש אחראי משמרת או מנהל צוות. תפקידו הוא לחלק את העבודה, לבדוק שהמשימות בוצעו, לעקוב אחר מלאי חומרי הניקיון ולתת מענה לבעיות שעולות במהלך היום.
במשרדים גדולים במיוחד, חברת הניקיון עשויה להציב מנהל עבודה שאינו מתמקד רק בניקוי, אלא גם בניהול הצוות ובקשר מול מנהל המשרד או חברת האחזקה.
מינוי אחראי מסייע לשמור על אחידות ומונע מצב שבו כל עובד פועל לפי שיטה אחרת.
איך מחלקים את המשרד בין העובדים?
חלוקה נכונה מצמצמת כפילויות ומאפשרת לכל עובד להכיר היטב את האזור שעליו הוא אחראי. ניתן לחלק את העבודה לפי קומות, אגפים או סוגי משימות.
לדוגמה:
- עובד שאחראי על הקבלה, חדרי הישיבות והשטחים הציבוריים.
- עובד שמטפל במטבחים ובפינות האוכל.
- עובד שאחראי על חדרי השירותים.
- עובדים שמנקים עמדות עבודה, משרדים וחדרי הנהלה.
- עובד שמטפל בפינוי אשפה, מחזור ומחסנים.
- מנהל צוות שמפקח ומשלים משימות לפי הצורך.
במשרד גדול אין תמיד צורך שכל עובד יטפל בכל סוגי המשימות. התמחות באזורים מסוימים יכולה להעלות את קצב העבודה ואת רמת הניקיון.
האם עדיף להעסיק עובדים ישירות או לעבוד עם חברת ניקיון?
העסקה ישירה מחייבת את העסק לטפל בגיוס, הכשרה, שכר, זכויות סוציאליות, מחלות, חופשות, ציוד, חומרי ניקוי ופיקוח. כאשר עובד אינו מגיע, האחריות למציאת מחליף נשארת בידי הנהלת המשרד.
עבודה עם חברת ניקיון משרדים מאפשרת לקבל צוות בהתאם להיקף העבודה, להחליף עובדים בעת הצורך ולבצע התאמות כאשר המשרד גדל או משתנה. החברה אחראית בדרך כלל גם להכשרת העובדים, לציוד המקצועי, לחומרי הניקוי ולבקרת האיכות.
במשרדים גדולים, שבהם נדרש צוות של מספר עובדים, יתרון זה משמעותי במיוחד.
כיצד מיקום המשרד משפיע על בניית הצוות?
למיקום יש השפעה על זמינות כוח האדם, שעות ההגעה, עלויות הנסיעה ואפשרות לספק מחליפים בהתראה קצרה. לדוגמה, בשירותי ניקיון משרדים בתל אביב יש להביא בחשבון עומסי תנועה, נגישות בתחבורה ציבורית, חניה ושעות הכניסה לבניין.
גם בבנייני משרדים המצריכים שירותי ניקיון משרדים ברמת גן, במיוחד באזור הבורסה ובמתחמי עסקים צפופים, חשוב לבנות משמרות שמתאימות לשעות הפעילות של הבניין ולנגישות העובדים.
חברת ניקיון שמכירה את האזור יכולה לתכנן כוח אדם בצורה יציבה יותר ולצמצם איחורים והיעדרויות.
איך בונים תוכנית ניקיון למשרד גדול?
תוכנית מקצועית מתחילה בסיור במשרד ובמיפוי מלא של השטח. במהלך הסיור בודקים את מספר הקומות, סוגי החדרים, כמות המשתמשים, שעות הפעילות והאזורים שמחייבים טיפול בתדירות גבוהה.
לאחר מכן בונים רשימת משימות לפי תדירות:
משימות יומיות
- פינוי פחים
- ניקוי שירותים ומטבחים
- שאיבה או שטיפת רצפות
- ניקוי שולחנות ומשטחים
- סידור חדרי ישיבות
- ניקוי דלתות זכוכית וכניסות
משימות שבועיות
- ניקוי יסודי של מטבחים
- ניקוי אבק מאזורים גבוהים
- ניקוי מחיצות וריהוט
- שטיפת פחים
- טיפול בחדרי אחסון
משימות תקופתיות
- ניקוי חלונות
- ניקוי שטיחים וריפודים
- פוליש או טיפול ברצפה
- ניקוי גופי תאורה
- ניקוי עמוק של אזורים פחות נגישים
רק לאחר שמעריכים כמה זמן נדרש לכל קבוצת משימות, ניתן לקבוע את כמות העובדים ואת אורך המשמרות.
לסיכום
מספר עובדי הניקיון הנדרש למשרד גדול תלוי בשילוב של שטח, מספר משתמשים, מבנה המשרד, כמות השירותים והמטבחים, שעות הפעילות ורמת הניקיון המבוקשת. אין מספר קבוע שמתאים לכל משרד, ולכן הפתרון הנכון מתחיל במיפוי השטח ובחישוב שעות העבודה בפועל.
תוכנית עבודה מסודרת צריכה לשלב בין תחזוקה במהלך היום, ניקיון יסודי בשעות הערב, חלוקת אחריות ופיקוח מקצועי. כך ניתן להבטיח שהמשרד יישאר נקי, נעים ומוכן לעובדים, ללקוחות ולאורחים לאורך כל שעות הפעילות.