מי אחראי על חומרי הניקוי והציוד בשירות ניקיון משרדים?

האחריות על חומרי הניקוי והציוד בשירות ניקיון משרדים אינה קבועה בכל התקשרות. לעיתים הספק מביא את כל הדרוש לעבודה, ובמקרים אחרים העסק רוכש חלק מהמוצרים. במאמר נסביר אילו אפשרויות קיימות, מה צריך להופיע בהצעת המחיר ואילו פרטים כדאי לבדוק מראש.

אז מי אמור לספק את חומרי הניקוי?

התשובה הישירה היא שהאחריות נקבעת בהתאם להסכם בין העסק לבין ספק הניקיון. ברוב המקרים ניתן לבחור בין שירות הכולל חומרי ניקוי וציוד לבין שירות עבודה בלבד, שבו העסק אחראי לספק את המוצרים הדרושים.

לפני תחילת השירות צריך להגדיר בכתב מי מספק כל רכיב, מה נכלל במחיר ובאילו מקרים תחול תוספת תשלום. הצעת מחיר כללית שאינה מפרטת את הנושא עלולה ליצור אי הבנות כבר בחודש הראשון.

כאשר פונים אל חברת ניקיון משרדים, כדאי לבקש הצעה שמפרידה בין עבודת הניקיון, חומרי הניקוי, הציוד המקצועי והמוצרים המתכלים. החלוקה מאפשרת להשוות בין הצעות על בסיס זהה ולהבין מהי העלות המלאה של השירות.

מה כוללת אספקת חומרי ניקוי וציוד?

אספקת חומרי ניקוי וציוד היא האחריות לרכוש, להביא, לאחסן ולחדש את האמצעים הנחוצים לביצוע העבודה. היא יכולה לכלול חומר לניקוי רצפות, מסיר שומנים, חומרי חיטוי, שקיות אשפה, מטליות, מגבים, שואב אבק ומכונות מקצועיות.

עם זאת, יש להבחין בין שלוש קבוצות שונות:

• חומרי עבודה – חומרים המשמשים את צוות הניקיון לניקוי משטחים, רצפות, מטבחונים ושירותים
• ציוד עבודה – מגבים, דליים, מטליות, שואבי אבק, עגלות ניקיון ומכונות
• מוצרים מתכלים לעובדים – נייר טואלט, נייר ידיים, סבון ידיים ושקיות לפחים

 

ייתכן שהספק יספק את חומרי העבודה והציוד, בעוד שהעסק ירכוש את המוצרים המתכלים. לכן אין להניח שכל מה שנמצא בחדר הניקיון כלול אוטומטית במחיר.

אילו מודלים קיימים בשירותי ניקיון?

קיימים שלושה מודלים עיקריים לחלוקת האחריות. הבחירה ביניהם תלויה בגודל המשרד, בהיקף הפעילות, בשטחי האחסון וברמת השליטה שהעסק מעוניין לשמור על סוגי החומרים.

במודל הכולל הכל, ספק השירות מנהל בדרך כלל את מלאי חומרי העבודה והציוד הנדרש. עם זאת, יש לוודא אם גם מוצרי הנייר והסבון כלולים או מחויבים בנפרד.

במודל של עבודה בלבד, העסק עשוי לשלוט טוב יותר במותגים ובכמויות, אך נדרש להקדיש זמן להזמנות, אחסון ומעקב. המודל המשולב מאפשר להשאיר את הציוד המקצועי באחריות הספק ואת המוצרים האישיים באחריות המשרד.

איך מחלקים את האחריות במשרדים בגדלים שונים?

במשרדים גדולים צריכת החומרים גבוהה יותר וקיימים לעיתים כמה מטבחונים, חדרי שירותים, קומות ואזורי פעילות. שירותי ניקיון משרדים גדולים מצריכים ניהול מלאי מסודר, קביעת נקודת הזמנה והגדרה של הגורם שמדווח לפני שמוצר מסוים נגמר.

במשרד קטן היקף הצריכה נמוך יותר, אך מקום האחסון עשוי להיות מוגבל. במסגרת ניקיון משרדים קטנים, לעיתים עדיף שהספק יביא את חומרי העבודה בכל ביקור וישאיר במקום רק ציוד בסיסי, במקום להעמיס מלאי שאינו נדרש באופן קבוע.

גודל המשרד אינו השיקול היחיד. גם מספר העובדים, תנועת הלקוחות, סוג הריצוף, שעות הפעילות ותדירות הניקיון משפיעים על כמות החומרים ועל סוג הציוד הדרוש.

איך מגדירים את הנושא לפני תחילת השירות?

הצעד הראשון הוא למפות את צורכי המשרד ולא להסתפק בהגדרה כללית של "חומרי ניקוי כלולים". לאחר מכן ניתן לקבוע חלוקת אחריות ברורה:

1. עוברים על אזורי המשרד ועל סוגי המשטחים הקיימים.
2. מפרידים בין חומרי עבודה, ציוד ומוצרים מתכלים.
3. קובעים מי רוכש ומי מחדש כל פריט.
4. מגדירים אילו מוצרים כלולים במחיר החודשי.
5. קובעים היכן יאוחסן הציוד ומי רשאי להשתמש בו.
6. מגדירים כיצד מדווחים על חוסר, תקלה או צורך חריג.
7. מצרפים את החלוקה להצעת המחיר או להסכם השירות.

 

רשימה מסודרת מונעת מצבים שבהם צוות הניקיון מגיע ללא הציוד המתאים, או שבהם העסק מגלה שמוצרים בסיסיים אינם כלולים במחיר שסוכם.

מי אחראי על מכונות וציוד מקצועי?

ציוד מקצועי כמו שואב אבק תעשייתי, מכונת קרצוף או ציוד לניקוי שטיחים אינו נדרש בכל משרד ובכל ביקור. כאשר נדרשת עבודה מיוחדת, כדאי להגדיר אם השימוש בציוד כלול בשירות השוטף או מתומחר כפעולה נפרדת.

האחריות לתחזוקת הציוד צריכה להיות של הצד שמספק אותו, אלא אם הוסכם אחרת. אם מכונה נשארת במשרד, יש לקבוע מי אחראי על האחסון, הטעינה והדיווח במקרה של תקלה.

במקרה של ניקיון משרדים אחרי שיפוץ, נדרש לעיתים ציוד שונה מזה המשמש לניקיון השוטף. אבק בנייה, שאריות צבע ולכלוך כבד עשויים לחייב שואבים מתאימים, כלי גירוד וחומרים ייעודיים, ולכן יש לקבל תמחור והגדרת ציוד נפרדים.

מה צריך לבדוק לגבי חומרי הניקוי?

לא כל חומר מתאים לכל משטח. חומר שאינו מתאים עלול להשאיר סימנים, לפגוע בגימור או ליצור ריח חזק שאינו מתאים לסביבת עבודה פעילה. לכן יש למפות מראש ריצוף, פרקט, זכוכית, שיש, נירוסטה וריהוט הדורשים טיפול שונה.

כדאי לבדוק גם אם קיימות במשרד העדפות מיוחדות, כמו חומרים ללא ריח חזק, מוצרים המתאימים לסביבה רגישה או חומר מסוים שאושר לשימוש על ידי יצרן המשטח. הדרישות צריכות להיות ידועות לספק לפני תחילת העבודה ולא לאחר שנגרם נזק.

אם העסק מספק את החומרים, מומלץ להקפיד על אריזה מקורית, סימון ברור והוראות שימוש זמינות. אין להעביר חומרים לבקבוקים בלתי מסומנים או לערבב מוצרים שונים.